Festara — Guía rápida de inicio
Cómo usar Festara por primera vez
1. Qué es Festara
Festara es una herramienta para organizar eventos, clientes, cotizaciones y propuestas desde un solo lugar, y en Standard permite comparar lo presupuestado con el resultado real de cada evento.
Su foco principal es ayudar a responder una pregunta simple antes de vender un evento:
¿Este evento deja utilidad o estoy cotizando a ciegas?
Festara no reemplaza el criterio del negocio, pero ayuda a ordenar información importante para tomar mejores decisiones.
2. Antes de empezar
Para usar Festara correctamente, conviene tener a mano:
- Nombre del cliente.
- Datos de contacto del cliente.
- Fecha estimada del evento.
- Cantidad de personas.
- Precio por persona o precio total estimado.
- Costos principales del evento.
- Productos, servicios o ítems que podrían incluirse.
- Condiciones comerciales básicas.
No es necesario tener todo perfecto desde el inicio. La idea es comenzar con una cotización simple y mejorarla.
3. Primer acceso
Ingresa a la aplicación desde:
/app
Si no has iniciado sesión, el sistema te llevará al login.
Después de entrar, verás el panel principal de Festara.
4. Panel principal
El panel principal muestra un resumen de la actividad de la cuenta.
Desde ahí puedes revisar:
- Eventos o cotizaciones recientes.
- Indicadores generales.
- Accesos a módulos principales.
- Estado general de la cuenta.
El panel sirve como punto de partida, no como lugar donde se hace todo.
5. Crear el primer cliente
Antes de crear una cotización, es recomendable crear el cliente.
Pasos:
1. Ir a la sección Clientes.
2. Presionar Agregar cliente.
3. Completar los datos básicos:
– Nombre.
– Email si está disponible.
– Teléfono si está disponible.
– Notas internas si corresponde.
4. Guardar.
Consejo:
No es necesario llenar todos los campos si aún no tienes todos los datos. Lo importante es poder identificar al cliente.
6. Crear la primera cotización
Después de tener un cliente, puedes crear una cotización o evento.
Pasos sugeridos:
1. Ir a Cotizaciones.
2. Presionar Agregar cotización o la acción equivalente disponible.
3. Seleccionar o asociar el cliente.
4. Completar los datos principales:
– Nombre del evento.
– Fecha.
– Cantidad de personas.
– Precio estimado.
– Costos principales.
5. Guardar.
La cotización puede ajustarse después.
7. Usar la calculadora de utilidad
La calculadora sirve para revisar rápidamente si una cotización deja margen.
Pasos:
1. Abrir la calculadora.
2. Ingresar cantidad de personas.
3. Ingresar precio por persona o valores comerciales relevantes.
4. Ingresar costos estimados.
5. Revisar el resultado.
La calculadora puede mostrar si el evento parece:
- Saludable.
- Ajustado.
- Riesgoso.
- Incompleto, si faltan datos.
Importante:
La calculadora no decide por ti. Solo ayuda a detectar si los números se ven razonables.
8. Revisar la propuesta al cliente
Una vez que la cotización tiene información suficiente, puedes revisar la propuesta.
Pasos:
1. Ir a Cotizaciones.
2. Buscar la cotización.
3. Presionar Ver propuesta.
4. Revisar el contenido visible para el cliente.
5. Ajustar notas, condiciones o datos si corresponde.
En móvil, la propuesta debe permitir:
- Cerrar con la X superior.
- Descargar PDF.
- Copiar enlace.
- Enviar por email.
- Guardar propuesta.
9. Descargar PDF
La opción de PDF permite generar una versión de la propuesta para compartir o guardar.
Uso recomendado:
- Enviar al cliente.
- Guardar como respaldo.
- Comparar versiones de propuesta.
- Revisar visualmente la oferta antes de enviarla.
10. Copiar enlace
La opción de copiar enlace permite compartir la propuesta de forma rápida.
Uso recomendado:
- Enviar por WhatsApp.
- Enviar por email manual.
- Compartir con alguien del equipo.
Antes de enviar, revisa que la propuesta esté correcta.
11. Enviar por email
La opción de email permite enviar la propuesta desde Festara cuando esté disponible y configurada.
Antes de usarla, revisa:
- Email del cliente.
- Datos de la propuesta.
- Condiciones comerciales.
- Monto final.
- Notas visibles.
12. Inventario
La sección de inventario permite ordenar productos, servicios o ítems usados en eventos.
Puede servir para:
- Registrar productos.
- Revisar disponibilidad.
- Ordenar ítems recurrentes.
- Apoyar futuras cotizaciones.
En esta etapa, no es obligatorio cargar todo el inventario para empezar. Se puede comenzar con pocos ítems importantes.
13. Branding
La sección de branding permite configurar elementos visibles de marca para la cuenta.
Puede incluir:
- Nombre comercial.
- Logo.
- Elementos visuales asociados.
Esto ayuda a que propuestas y vistas comerciales se vean más alineadas con el negocio.
14. Planes
Festara contempla distintos planes.
En esta etapa general:
- Free permite probar la herramienta con límites.
- Standard es el plan pagado recomendado para uso normal inicial.
- Pro queda como plan que aún no está disponible cuando existan funciones adicionales reales sobre Standard.
Importante:
No se debe vender Pro como plan activo si todavía no entrega beneficios reales adicionales frente a Standard.
15. Flujo recomendado para un usuario nuevo
El flujo más simple es:
1. Entrar a Festara.
2. Crear un cliente.
3. Crear una cotización.
4. Ingresar cantidad de personas y precios.
5. Revisar costos.
6. Usar la calculadora.
7. Revisar si deja utilidad.
8. Abrir la propuesta.
9. Guardar propuesta.
10. Descargar PDF o copiar enlace.
11. Cuando el evento se haya realizado, marcarlo como completado.
12. Abrir Resultado real y registrar lo que realmente ocurrió.
13. Revisar variaciones de ingresos, costos, ganancia y margen.
14. Confirmar el resultado final solo cuando la información esté cerrada.
Después del evento: registrar el resultado real
En cuentas Standard, Festara permite continuar el trabajo después de ejecutar el evento. Primero el evento debe estar marcado como completado. Luego aparece la acción Resultado real.
Al presionar Registrar resultado real, Festara prepara una copia de los ingresos y costos proyectados para que puedas registrar los valores reales, costos imprevistos y ajustes de ingreso.
- Mientras trabajas, el resultado queda como Resultado en borrador.
- Revisa ingresos, costos, ganancia y margen proyectados versus reales.
- Cuando los datos estén completos, usa Confirmar resultado final.
- La confirmación final es irreversible, por lo que debe hacerse solo cuando el cierre esté revisado.
Ver el manual de Resultado real del evento
16. Errores comunes al empezar
Crear cotizaciones sin cliente
Conviene asociar cada cotización a un cliente para mantener orden.
Cotizar sin costos
Si no ingresas costos, el resultado puede verse mejor de lo que realmente es.
Enviar propuesta sin revisar
Antes de enviar una propuesta, revisa montos, fechas, condiciones y datos del cliente.
Usar la calculadora como decisión absoluta
La calculadora orienta, pero no reemplaza la experiencia del negocio.
17. Checklist mínimo de primera prueba
Para probar Festara por primera vez, hacer lo siguiente:
- Crear un cliente de prueba.
- Crear una cotización de prueba.
- Agregar cantidad de personas.
- Agregar precio.
- Agregar costos estimados.
- Revisar resultado de utilidad.
- Abrir propuesta.
- Guardar propuesta.
- Descargar PDF.
- Copiar enlace.
- Probar en móvil.
- Probar en escritorio.
18. Ayuda relacionada
Esta guía forma parte del Centro de ayuda público de Festara y debe mantenerse alineada con el flujo real disponible en la aplicación.
Para profundizar, consulta los manuales del Centro de ayuda y los enlaces contextuales disponibles en Festara.
- Manual de Clientes.
- Manual de Cotizaciones.
- Manual de Propuestas.
- Manual de Resultado real del evento.
- Manual de Planes y límites.